Aansluiting en software: waar het in de praktijk op stukloopt

Vier manieren om verbinding te maken

USB is de eenvoudigste en de betrouwbaarste: kabel erin, stuurprogramma installeren, klaar. Het nadeel is dat de printer aan één computer vastzit.

Een netwerkpoort met kabel is de keuze voor een werkplek waar meerdere mensen printen. De printer krijgt een eigen adres en iedereen kan erbij, ook als er niemand ingelogd is.

Wifi is prettig als er geen kabel kan liggen, maar het is bij printers de minst stabiele optie: bij een wisseling van accesspoint of een nieuw wachtwoord bent u opnieuw aan het instellen.

Bluetooth is er voor draagbare modellen en voor printen vanaf een telefoon. De afstand is beperkt en het koppelen moet per apparaat.

Het stuurprogramma is de echte vraag

Vrijwel elke printer verbindt wel. Waar het misgaat is de software: is er een stuurprogramma voor uw besturingssysteem, en wordt dat nog onderhouden?

Controleer dat vóór aanschaf op de site van de fabrikant. Staat de nieuwste versie van Windows er niet bij, of dateert de laatste update van jaren geleden, dan koopt u een probleem.

Voor Mac en Linux is het aanbod aanzienlijk smaller dan voor Windows. Werkt u daarop, kijk dan of het apparaat overweg kan met een open standaard zoals ZPL of ESC/POS — dan bent u niet afhankelijk van één stuurprogramma.

Waarom een printertaal telt

Achter de schermen krijgt een etikettenprinter opdrachten in een printertaal. ZPL is daarin de meest verbreide; EPL en ESC/POS komen ook veel voor.

Het voordeel van een gangbare taal is dat vrijwel elk pakket ermee overweg kan: webshopsoftware, boekhoudpakketten, magazijnsystemen. U bent dan niet afhankelijk van het programma dat de fabrikant meelevert.

Printers met een eigen, gesloten taal werken prima met hun eigen software en vrijwel nergens anders mee. Dat is bruikbaar zolang u alleen dat programma gebruikt, en een blokkade zodra u wilt koppelen.

Er is nog een praktisch voordeel aan een gangbare printertaal: u kunt de printer vervangen zonder dat er iets in uw systemen hoeft te veranderen. Een nieuwe printer die ook ZPL spreekt, neemt de plaats van de oude in en print dezelfde sjablonen. Bij een gesloten taal begint u opnieuw.

Koppelen met wat u al gebruikt

Print u verzendlabels, kijk dan of uw verzendpartij een directe koppeling heeft. De meeste vervoerders leveren labels als PDF; die kunt u met vrijwel elke printer printen, mits het formaat klopt.

Werkt u met een webshop of kassasysteem, zoek dan uit welke printers dat pakket ondersteunt vóórdat u kiest. Dat kost tien minuten en voorkomt de meest voorkomende teleurstelling in deze categorie.

En test bij aanschaf één keer de hele keten: bestelling, label, print. Werkt dat, dan werkt het daarna jaren.

Sjablonen die u niet elke keer opnieuw maakt

Vrijwel alle tijdwinst in dit werk zit in sjablonen. Eén keer een ontwerp maken met de juiste marges en velden, en daarna alleen nog de inhoud wisselen.

De meeste meegeleverde programma's kunnen samenvoegen met een bestand: u koppelt een kolom uit een spreadsheet aan een veld op het etiket en print in één keer honderd stuks. Dat is de functie waarop u de software moet beoordelen, niet op de ontwerpmogelijkheden.

Bewaar sjablonen ergens waar ze niet met één computer verdwijnen. Een map in een gedeelde schijf of cloudmap is genoeg, en het scheelt bij een nieuwe computer een middag opnieuw uitzoeken.